Ensayo

Vilma Quirós Meléndez

ENSAYO

"Los desafíos del Gerente de Proyectos en la Selección de Personal"

Todo proyecto tiene sus retos y por tanto es la labor del Director de Proyectos hacer frente a estos y lograr el éxito del proyecto. El área específica de los Recursos Humanos no está exenta a esta situación y por tanto se deberán realizar distintos esfuerzos para obtener dicho recurso de la forma más adecuada y efectiva. La gestión de proyectos está conformada por números y planes pero al fin y al cabo son las personas quienes realizaran las tareas para la efectiva realización de un proyecto cuyos resultados satisfagan a los involucrados.

De forma inicial en el proceso de Gestión de los Recursos Humanos, tomarse el tiempo y de verdad identificar y establecer los roles y responsabilidades necesarios para el reclutamiento de personal es el primero de los pasos por seguir para el director de proyectos. Esta etapa inicial en el proceso de desarrollo del plan de recursos humanos puede parecer simple pero de no realizarse correctamente puede aumentar los riesgos del proyecto y afectarlo negativamente al punto de que este sea desechado.

Esta labor sirve como la firme base con la que se construye dicho plan y es la herramienta que guía el proceso de selección de personal, ya sea dentro de la propia empresa o fuera de esta.

El establecimiento previo de canales formales y/o informales entre quienes trabajan en el proyecto es otro desafío que el director de proyectos debe enfrentar. Existe un gran margen de error en la gestión de los proyectos debido a la malinterpretación de la información que debiera de ser comunicada, sin embargo, es común que las organizaciones le asignen poca relevancia al papel de la comunicación en el éxito de esta.

La comunicación informal entre el equipo de trabajo es común y puede ser efectiva pero hay que tener cuidado cuando esta comunicación se vuelve tan informal que se pasa por alto la difusión de información relevante para el proyecto. Los distintos actores en la gestión del proyecto no solo deben poseer plataformas adecuadas y eficientes para que se dé una comunicación fluida y multidireccional así como estos individuos deben comprender la necesidad de utilizarlas. El director de proyectos debe velar por que esto sea comprendido por todo el equipo y dar con el ejemplo por medio de la utilización efectiva y constante de dichos canales.

Cabe además resaltar que en la cotidianidad en la que se encuentran las empresas viene acompañada de otro desafío concerniente a la comunicación, la ubicación geográfica de cada uno de los miembros del equipo de trabajo. Hay cada vez más empresas que cuentan con recursos humanos distanciados entre sí por miles de kilómetros, en  otros continentes inclusive y con distintos usos horarios. Es en estos casos donde la comunicación cumple una función aún más compleja, buscando mantener informados y actualizados a los individuos a pesar de su lejanía. Este es un nuevo y tecnológico desafío para el Director de Proyectos quien debe de saber emplear portales virtuales para lograr dicho cometido. 

Otro de los retos que debe afrontar en la siguiente etapa de la Gestión de los Recursos Humanos es la propia adquisición del personal puesto que dependerá del tipo de organización en la que labora. Como hemos mencionado, las diferencias entre organizaciones funcionales, matriciales o proyectizadas dictaminará la manera en que se adquiere el equipo para el proyecto. En los dos primeros casos (al menos en la matricial débil y moderada) no está en manos del Director de Proyectos la escogencia del personal por lo que este debe aprender a trabajar con el equipo que se le asigne.

Esto requiere además de otro tipo de enfoque en donde este pueda negociar efectivamente con aquellas personas que están a cargo de esta labor. El director debe saber comunicar además asertivamente para que sus ideas sean convincentes e influyan en las decisiones que los altos jerarcas tomarán y todo esto en función a lo que es mejor para el proyecto. Este debe siempre velar por optimizar los recursos (económicos, de tiempo y humanos), satisfacer las expectativas y aumentar las probabilidades de éxito del proyecto.

Una vez conformado el equipo y teniendo claro los roles y responsabilidades que se le asignarán a cada individuo puede que sea necesario desarrollar (o reforzar) las destrezas de sus miembros, algo que también concierne al Director de Proyectos.

La reducción de conflictos y la promoción de un ambiente laboral agradable y productivo son desafíos necesarios para el éxito del proyecto. Para lograr esto el Director de Proyectos debe de desarrollar las varias técnicas.

Entre ellas se encuentra la motivación, ya que se debe de incentivar en cada uno de los miembros del equipo, esto pues requiere de gran esfuerzo por parte del Director de Proyectos. En primera instancia por que el equipo de trabajo está conformado por distintas personas y por tanto distintas personalidades y esto se ve reflejado en su forma de ser motivados.

Como Director de Proyectos se deben, entonces, desarrollar varias capacidades interpersonales como lo son la empatía y la confianza. Es necesario conocer a cada individuo hasta cierto grado de profundidad no es posible que con solo saber su experiencia y referencias laborales para poder comprender lo que le motiva.

Al tomarse el tiempo y darle importancia al hecho de conocer más a profundidad a los miembros del equipo de trabajo se puede proceder a una efectiva motivación para realizar las labores y responsabilidades de forma buena lo que significaría una gestión exitosa del proyecto, y el alcance de las expectativas planteadas por los stakeholders.

El director de proyectos también debe de ser capaz, o desarrollar las destrezas que le permitan, influenciar en el equipo del proyecto de forma que detecte posibles riesgos y que los reduzca por medio de distintas acciones y decisiones. Todo esto servirá para que no se altere el desempeño del proyecto.

Pero esto no acaba aquí. Es también su deber velar por el desarrollo de actividades grupales que estimulen el espíritu del equipo, que cada individuo se sienta verdaderamente parte de un equipo de algo más grande que si mismos para que estos quieren dar lo mejor de sí, ya no buscando el bien propio e individual sino el colectivo. Por último, pero no menos importante, está la realización de actividades enfocadas a desarrollar las competencias de los miembros del equipo utilizando las múltiples herramientas que existen actualmente como son las capacitaciones y tutorías grupales realizadas en distintos escenarios físicos así como las individuales con la utilización del Internet como el Moodle (la herramienta que utilizamos en la maestría).

En conclusión el Director de Proyectos debe ser capaz de comprender sobre diversas pero complementarias áreas que conforman la organización como son la administración, las finanzas, sobre planificación y también comunicación pero nada de esto serviría si no se dispone de las capacidades de definir, adquirir y dirigir a un equipo de personas. Son estos individuos quienes finalmente darán forma al proyecto y ahí radica su importancia. Ningún plano, dato financiero o cronograma puede hacer las labores que los Recursos Humanos que posee el proyecto desempeñan.