GESTION DE LOS RECURSOS HUMANOS

El siguiente tema de análisis es de gran relevancia para la exitosa consecución de los proyectos que realiza una organización, me refiero a la administración de los Recursos Humanos y la labor del Director de Proyectos con respecto a esto. A pesar de que la administración de un proyecto conlleva un sinnúmero de cálculos y medidas por planear e implementar es realmente el ser humano quien realizará dichas tareas y por tanto es un eslabón clave en el proceso.

 La guía PMBoK en el Capítulo 9 describe los procesos de entrada y salida así como las herramientas necesarias para poder realizar adecuadamente la administración de dicho recurso. Por otro lado, igualmente en el Capítulo 9  del libro “Director de Proyectos” de Pablo Lledó, igualmente abarca esta temática para lo cual es necesario realizar un análisis de ambas lecturas que permitan una comparación lo más objetiva posible sobre este tema.

La información que aporten ambas servirá de guía para cualquier Administrador de Proyectos. Esta persona debe comprender la importancia de comprender a su equipo de trabajo, buscando por medio de la motivación y el liderazgo obtener resultados que satisfagan las expectativas de los distintos stakeholders del proyecto.

Inicio pues con el PMBoK que como su nombre lo explica es un libro de conocimiento y por tanto agrupa las guías de acción para un administrador de proyectos que han sido evaluadas como las más adecuadas. Es decir, es una herramienta muy poderosa pero que se debe de saber emplear su conocimiento en forma individualizada para cada proyecto.

En su capítulo 9 se barca el tema de la Gestión de los Recursos Humanos y de forma inicial nos explica los 4 procesos a seguir:

1 Desarrollar el Plan de Recursos Humanos, esto quiere decir, la identificación y documentación de los roles que son asignados a los distintos individuos que conformaran el equipo de trabajo, como por ejemplo: el ingeniero civil, el encargado legal. Es en este proceso en que se establecen asimismo las responsabilidades que deberán asumir cada uno. Ahora para poder establecer dichas responsabilidades es necesario tener claro las habilidades que poseen los individuos.

Es dentro del Plan que se establece además otro punto de gran importancia que es el tema de la comunicación, se deben concretar canales de comunicación que permitan un fluido intercambio de información entre los individuos del equipo de trabajo.

Además de los roles y responsabilidades asignadas a cada individuos se establecen los mecanismos de monitoreo sobre su desempeño y las correspondientes recompensas o sanciones que se otorgaran en caso necesario.

Se debe identificar la disponibilidad de recursos, las competencias de estos y la utilización de recursos humanos externos a la organización (como la subcontratación). Finalmente el plan afecta los factores de costos, cronograma, riesgos y calidad entre otros. Se crean organigramas para el proyecto, un plan de dirección de personal (adquisición del personal, calendarios de recursos y liberación del personal que resultan en reducción de costos). También se detectan las necesidades de capacitación que pudieran tener los individuos del equipo.

Las herramientas necesarias para desarrollar el plan son: organigramas que describan los puestos que son necesarios y los roles y responsabilidades que estos conllevan. De los tres que se pueden emplear es aconsejable implementar más de uno y establecer conexiones entre los datos que expone cada uno para una documentación más clara y detallada.

Se menciona la creación de relaciones entre los individuos del equipo ya que permitan un trabajo más eficaz y eficiente con una comunicación más fluida lo que afecta positivamente el desarrollo profesional de la dirección del proyecto.

La teoría de la organización suministra información sobre el comportamiento de los distintos colaboradores y departamentos de la organización.

2 Como segundo proceso está la adquisición del equipo, que incluye la confirmación de recurso humanos disponibles. Este proceso incluye las habilidades de negociación del director de proyectos y se toma en consideración la estructura de la organización. Además es necesario que este sea capaz de convencer a las altas jerarquías sobre la necesidad de asignar los recursos necesarios y como una limitación de estos afectaría negativamente el proyecto.

Los factores ambientales así como las políticas y normas de la organización afectan este proceso.

Herramientas como la asignación previa de miembros (por distintas razones como promesas), la negociación de personal que labora en distintos departamentos así como la adquisición de servicios externos y la implementación de redes virtuales que permitan la comunicación entre colaboradores son las necesarias para este segundo proceso.

3 Para desarrollar al equipo del proyecto es por tanto comprender que este es un proceso sumamente necesario al inicio pero que también puede continuar a lo largo del proyecto. Sin las competencias necesarias un individuo no está en capacidad de realizar las responsabilidades y rol asignados de forma eficiente y efectiva.

Las habilidades interpersonales que sirven para la motivación del equipo, las capacidades como liderazgo y el desarrollo de la creatividad y la empatía son reconocidas aquí. Claramente las capacitaciones son necesarias para desarrollar al equipo así como aquellas actividades con el objetivo de levantar el espíritu de equipo.

Se mencionan las etapas de modelo de Bruce Tuckman sobre el desarrollo del equipo: Formación, Turbulencia, Normalización y Desempeño.

El proceso de desarrollo permite el establecimiento de evaluaciones del desempeño del equipo que permitan la implementación de mejoras

4 Dirigir el equipo del proyecto se basa en el monitoreo de los miembros del equipo que permita la generación de retroalimentación y que sirva como método de resolución de problemas. De esta forma se optimizan los procesos y se beneficia el proyecto.

Se necesita entonces desarrollas habilidades de observación y conversación con los distintos individuos así como establecer y realizar evaluaciones del desempeño. Esto igualmente permite la gestión exitosa de conflictos que pueden surgir entre los miembros del equipo del proyecto.

El PMBoK tiene un formato más de estilo manual ya que expone la información de manera ordenada y al mismo tiempo menos personalizada. La utilización de gran variedad de gráficos y diagramas de flujo permiten complementar las ideas expuestas así como las relaciones existentes entre los distintos procesos de la gestión de los Recursos Humanos.

Desde el inicio del capítulo el PMBoK hace referencia al tema de las labores y responsabilidades compartidas entre todos los individuos que conforman el quipo de trabajo. Se menciona la importancia de saber influenciarlos para poder ser un buen líder y el factor del comportamiento profesional ético que debe estar presente en todos.

Visualmente expone la información de una forma más ordenada y detallada así como emplea la numeración para estructurar los distintos puntos de la gestión de los recursos humanos. Por ejemplo brinda una explicación de las entradas necesarias para el desarrollo del plan como son: los Requisitos de Recursos de la Actividad,  los Factores Ambientales de la Empresa, los Activos de los Procesos de la Organización.

Por su parte, el escritor pablo Lledó comienza el capitulo con una cita del filósofo y matemático, Bertrand Russell, un enfoque más personal que incluye la filosofía como forma de explicar la información a presentar.

A continuación se dirige al lector, es decir, al administrador de proyectos, su público meta y le aconseja que la utilización de dicha información sea obligatoria para desempeñarse adecuada y exitosamente en dicho rol.

 Esta lectura expone la misma información que el PMBoK pero sin entrar en gran detalle sino que se exponen las ideas de forma concisa y viñeteada. De igual forma utiliza analogías y situaciones cotidianas para fomentar la comprehensión adecuada de la información que contiene.

Él expone de forma clara y directa la importancia del recurso humano en el éxito del proyecto y por tanto la necesaria labor del director de proyectos en saber guiar a su equipo. “Recuerde siempre que los proyectos no son solo planillas de cálculos, diagramas de Gantt y planes. Las personas son las que harán realidad un proyecto éxitos y de allí la importancia de saber liderarlos, motivarlos y retribuirlos de manera apropiada”

Utiliza la técnica de las preguntas, es decir, establecer por medio de preguntas y respuestas la información que es necesario recopilar y documentar así como las tareas que se deben de realizar y por quien. Se toma en consideración además las recompensas y sanciones que se deben incorporar y comunicar al equipo.

Explica brevemente el tema de los tipos de poder que pueden estar presentes en la organización  (formal, experto, recompensas, penalidad y referente) y aconseja sobre cuáles son los más adecuados para el trabajo en equipo

Menciona y advierte sobre el efecto Halo que es muy dañino para la asignaciones de roles y responsabilidades donde se considera que aquel que es experto en una materia lo será igualmente en una similar utilizando el ejemplo del jugador de futbol convertido en director técnico

Se menciona el tema del liderazgo, sus distintos estilos como son el directivo, consultivo, participativo, delegativo, facilitador, autocrático y de consenso. Además continúa con la pirámide de necesidades de Maslow y el tema de la motivación. Continuando por la teoría de X y Y de Mc Gregor sobre los dos tipos de persona que existen en las empresas.  

Ambas lecturas mencionan las herramientas necesarias para desarrollar el plan de recursos humanos como son los formatos para documentar los roles: jerárquico, matricial (RACI) y de texto. Estos se realizan de forma distinta e incluyen distinta información por lo que es aconsejable incorporarlos todos para una adecuada documentación de los datos.

Posteriormente se crean relaciones de trabajo, es decir, conexiones entre los individuos dentro de la organización, industria o ambiente profesional para determinar aquellos riesgos para la eficacia del proyecto

El PMBoK detalla más a profundidad estas secciones del plan para una comprensión más extensa. Además esta explicación detallada permite evitar malinterpretaciones de la información algo que la sencillez de los datos en la lectura de Lledó puede darse.

Se explican conceptos como rol, responsabilidad, autoridad y competencia, los cuales quedan claros en su comprensión y su relación con el éxito del proyecto. Por su parte Lledó utiliza una serie de ejercicios hipotéticos que permitan al lector analizar sus respuestas y a reconocer en situaciones más concretas quien es el responsable de resolver problemas y de obtener los roles o responsabilidades.

Por tanto considero que ambas son sumamente necesarias y complementarias para cualquier director de proyectos que desea desempeñar una Gestión de Recursos Humanos adecuada y eficaz.