ENSAYO

"Equipos de Alto Desempeño: No perdemos, no empatamos, todos los partidos los ganamos"

Las organizaciones están conformadas por individuos y los objetivos que estas tienen se consiguen por medio de la realización de tareas, de ahí que se conforman equipos de trabajo para su realización.

Dependiendo del tipo de organización, de sus normas e historia la responsabilidad de conformar dichos equipos recaería en varios posibles individuos, el gerente funcional, el director de proyectos o la forma en que la organización en junta directiva es quien selecciona.

Inclusive no es solo escoger a los miembros de un equipo de trabajo, hay que reconocer sus habilidades y aquello que los motiva para sacar lo mejor de cada uno, alto desempeño compromiso con la organización. Posteriormente capacitarlos si es necesario y darle un seguimiento a sus labores.

De la conformación de equipos las empresas actuales buscan generar los mejores equipos posibles, es decir, los equipos de alto rendimiento. Estos se caracterizan por miembros seriamente comprometidos con la misión, visión y objetivos de la organización así como de los del proyecto.

En los equipos de rendimiento cada uno da el máximo, hay una creciente sensación de superación personal. No hay egoísmos, ni necesidad de sobresalir o buscar gloria personal, sino más bien humildad y modestia, es el logro del equipo.

Tampoco se puede depender de un solo miembro para “salvar el barco”, es un trabajo en equipo, es sumamente arriesgado que el éxito del proyecto dependa de una sola persona.

Con esto en mente quisiera agregar este cuento corto que trata de ejemplificar todo lo antes dicho.

En la profunda selva de la zona remota de la India, hace mucho mucho tiempo atrás cuando el hombre no había penetrado tales exquisiteces de la Madre Naturaleza que todos los animales que la habitaban podían deambular y pernoctar donde quisiesen.

Como es bien sabido en estos dominios el Rey es el Tigre, feroz felino que con su mirada hipnotiza a quien observa mientras que con su rugido paraliza al más valiente. Su reinado de miedo y sangre mantenía a todos los animales en constante alerta siempre en la espera de sus órdenes.

De entre todos estos animales, el Elefante se debe de mencionar, tal criatura fiel, inteligente y de gran memoria era respetada por todos, excepto el Tigre por supuesto quien deseaba ese tipo de admiración y respecto por parte de los demás.

La Pantera Negra sigilosa e ingeniosa a pesar de ser el guardián directo del Tigre también sentía gran admiración por el Elefante y su trato con los demás, tan educado y siempre escuchando con sus grandes orejas a los demás cuando fuese  necesario resolver una situación.

El Orangután de gran sabiduría y conocedor de la Madre Naturaleza era  quien desarrollaba los planes de acción y les daba seguimiento.

Todo se mantenía siempre así, el Tigre era la temida autoridad, el Elefante el consejero y líder “a escondidas”, el Orangután llevaba el control de las tareas y la Pantera Negra la seguridad personal. Mientras que los demás animales hacían las tareas diarias que se les había asignado desde el momento previo de nacer.

Fue con un día de esos en los que se esperan los monzones cuando apareció  una señal que advertía de lo que se avecinaba. Fue un atardecer tan sublime que si algún hombre lo hubiera atestiguado no sabría como describirlo como plasmarlo.

Fue justo al terminar de verse el ultimo rayo de ese sol tan majestuoso que comenzaron los truenos en el cielo y aunque esto era normal en la época había algo diferente. El Orangután casi inmediatamente supo lo que se avecinaba y corriendo se dirigió al Tigre, este no quiso creerle “como que tenemos que irnos de estas tierras ya mismo y ¡dejar todo atrás!!” Jamás, exclamo y a pesar de los ruegos del Elefante e inclusive de la Pantera Tigre no quería escuchar ningún consejo y como el tenia la autoridad todos se quedarían ahí como siempre y punto.

Con la intensidad del viento y la lluvia alcanzando niveles nunca antes vistos la tierra comenzó a deslizarse con el agua y desaparecer rápidamente. Era evidente que las cosas iban a cambiar para siempre y que se tenían que tomar acciones diferentes. Ante tanta catástrofe el Tigre tuvo que admitir su error, aunque ya quizás muy tarde para todos.

Entonces la Pantera ideo un plan de escape, esto debido a sus amplios conocimientos del terreno y Orangután y elefante entonces junto con los demás animales comenzaron a realizar todo lo necesario para escapar de ahí antes de que fuese muy tarde. Se había creado un amplio río en lo que antes fuera un valle tranquilo y solo el elefante que podía nadar y que con su gran memoria pudo transportar a todos los demás animales, pero entre ellos se cuidaban y se mantenían juntos cooperando en lo que fuera necesario.

 Inclusive el Tigre fue transportado así  y cuando ya todos estaban en tierras más firmes sanos y salvos cuando el Tigre reconoció su error al ignorar los riesgos y cambios que se avecinaban, el Elefante y Orangután descubrieron que sus conocimientos se complementaban y hacia un formidable equipo. La Pantera Negra quien ideo y  lidero la salida de todos se convirtió en una nueva figura de respeto.

Después de todo lo que sucedió las cosas nunca fueron igual y entre todos se desarrollo un verdadero de espíritu en equipo, consientes de que juntos podían lograr muchas más cosas que individualmente.

Vilma Quirós Meléndez

Ensayo Comparativo

Gestión de las Comunicaciones

En el siguiente ensayo haré un análisis comparativo sobre los procesos que se llevan a cabo durante la Gestión de las Comunicaciones en un proyecto expresados en dos lecturas, entre los  capítulos 10 del PMBoK y el del Libro Director Profesional de Proyectos de Pablo Lledó. A través de esta interpretación de la información se determinarán similitudes y diferencias entre ambas lecturas así como unas conclusiones finales respecto a la información contenida en ellas.

La gestión de la comunicación está compuesta por 5 procesos los cuales se llevan a cabo en 4 de los procesos del proyecto que son “Iniciación”, “Planificación”, “Ejecución” y “Control”. Es decir, prácticamente la Gestión de la Comunicación está presente en la totalidad del ciclo de vida del proyecto y  es de gran importancia para el mismo.

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En la primera etapa de la Gestión de las Comunicaciones de un proyecto se encuentra la Identificación de los involucrados en donde se identifican los distintos involucrados que de alguna u otra forma se ven afectados por el proyecto. Esta primera etapa es la base de todo lo demás por lo que es muy importante identificar eficaz y adecuadamente a cada uno de los involucrados así como sus roles, responsabilidades, intereses,  expectativas así como su poder de influencia.

Para esto se utiliza el Acta del Proyecto así como documentos de adquisición que identifiquen a más involucrados como son los proveedores. En la guía PMBoK se detalla además los Factores Ambientales de la Empresa así como los Activos de los Procesos de la Organización como elementos de entrada que la lectura de Lledó no incluye.

Como parte de las herramientas para la identificación de los Interesados se realiza un Análisis de los Interesados. Como primer paso se deben de identificar los potenciales involucrados clave y de otros por medio de entrevistas a los involucrados ya identificados. La segunda etapa se encarga en determinar el impacto de cada uno por medio de matrices, como la de Matriz de poder (autoridad)/ interés (preocupación). En el PMBoK se mencionan otras matrices como son la de Poder/Influencia (participación activa), la de Influencia/Impacto 8capacidad de generar cambio). Además el manual menciona el Modelo de Prominencia: poder (capacidad de imponer voluntad), urgencia (necesidad de atención inmediata) y legitimidad (participación apropiada).

El tercer paso del Análisis de involucrados busca evaluar el modo en que los interesados claves podrían reaccionar a distintas situaciones para poder brindar un apoyo o/y prevenir impactos negativos.

Lledó no debió dejar de lado (por tanto lo incluye el PMBoK)  el valioso aporte que el conocimiento de expertos ofrece con respecto al análisis de involucrados brindado por ejemplo por la dirección general o por directores de proyectos que han trabajado otro proyectos pero en el mismo ámbito o por grupos de industria, entre otros.

Después de todas estas acciones y etapas se contará pues  con un detallado Registro de Interesados con la información de identificación, evaluación y una clasificación de dichos interesados (interno, externo, partidario, neutral, opositor, etc.). De igual forma se establece la Estrategia de Gestión de los interesados donde se deciden que acciones llevar a cabo para obtener la colaboración de los interesados y mitigar impactos negativos.

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La segunda etapa o proceso en la Gestión de la Comunicaciones es la de Planificación de las Comunicaciones, donde se determinan las necesidades de información de cada uno de los interesados. La lectura de Pablo Lledó nos facilita este proceso con la asignación de responder las siguientes preguntas:

¿Qué información necesitan los interesados?

¿Cuándo necesitarán la información?

¿Cuántos canales hay involucrados?

¿Quién se comunica con quién?

¿Quién recibirá la información?

¿Cómo se distribuirá la información?

¿Quién distribuirá la información?

¿Qué tecnología utilizaremos?

¿Con qué frecuencia será la comunicación?

Para este proceso es necesario contar con el Registro de Interesados, la Estrategia de Gestión de los Interesados, los Factores Ambientales de Empresa y los Activos de los Procesos de la Organización.

Se realiza un Análisis de Requisitos de Comunicaciones para determinar las necesidades de información de los interesados. Para lograr esto es necesario determinar la cantidad de canales de comunicaciones que denote la complejidad que requiere y para esto hay una fórmula: n(n-1)/2 donde n representa la cantidad de interesados.

Otra herramienta en este segundo proceso de la Gestión de la Comunicación es la Tecnología de las comunicaciones, es decir los métodos para transferir la información los cuales serán diferentes dependiendo de: la urgencia de la necesidad de información, la disponibilidad de la tecnología y el personal (y su conocimiento) previsto para el proyecto, la duración del proyecto y por último el entorno (real o virtual).

Aquí también se mencionan los Modelos de Comunicación, se explica el modelo básico que está conformado por: la codificación (traducción de pensamientos a lenguaje), el mensaje, el medio o canal y la decodificación (traducción de lenguaje a ideas). En este modelo se incluye también el ruido, es decir, todo aquello que interfiera con la transmisión o comprensión del mensaje). Comprender este modelo permite asignar la responsabilidad al emisor de transmitir información clara y completa así como la responsabilidad del receptor en cerciorarse que la información fue recibida completa y es comprendida correctamente.

La lectura de Pablo Lledó incluye el siguiente dato que resalta la importancia de la comunicación eficaz (verbal y no verbal) para un Director de Proyectos:

El director de Proyectos destina aproximadamente un 90% del tiempo a las comunicaciones.

Aproximadamente entre un 55% y 60% de las comunicaciones suelen ser no verbales

Entre los métodos de comunicación necesarios en esta etapa el PMBoK los detalla para una mejor comprensión. Es la labor del director del proyecto determinar las más adecuadas para cada involucrado.

·         La comunicación interactiva: intercambio multidireccional de información: como reuniones, videoconferencias.

·         Comunicación tipo push: información enviada, “empujada” a los distintos receptores: como cartas, correos electrónicos.

·         Comunicación tipo pull: información que es accesada, “jalada” de un sitio: como una intranet , aprendizaje virtual.

Este segundo proceso trae como resultado el Plan de Gestión de las Comunicaciones el cual podría ser formal y muy detallado o informal y general, dependiendo de las necesidades del proyecto. Se establecerán por tanto los canales, el contenido, los emisores, los receptores, la frecuencia así como un glosario de términos. 

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Como tercer proceso de la Gestión de las Comunicaciones se encuentra la Distribución de la Información, aquí se implementa el plan de comunicaciones, es decir, poner la información a disposición de los distintos interesados como se planificó.  

Para esto el PMBoK incluye las siguientes técnicas: Modelos de emisor-receptor, escogencia del medio (escrito/oral formal/informal), estilo de redacción (voz activa/pasiva, selección de palabras), técnicas de gestión de reuniones, de presentación (lenguaje corporal, soporte visual) y de facilitación para lograr consenso.

 Se necesitan como entradas el Plan para la Dirección del proyecto, Informes de desempeño precisos y los Activos de los procesos de la Organización.

Es por medio de los Métodos de Comunicación (reuniones, videoconferencias, mensajería instantánea, entre otros), las herramientas para la Distribución de la Información (documentos impresos, manuales, comunicados, herramientas electrónicas de comunicación y para la dirección de proyectos).

La lectura de Pablo Lledó aclara las distintas dimensiones de la comunicación: Interna (entre las personas que forman parte del proyecto), Externa (interesados externos), Vertical (entre jefe-empleado y viceversa), Horizontal (entre colegas), Escrita formal (planes, solicitud, etc.),  Escrita informal (memos, e-mails, notas), Oral formal (presentaciones) y Oral informal (reuniones, conversaciones).

Lledó incluye una serie de recomendaciones para reuniones efectivas:

     - Tener claro el objetivo de cada reunión

     - Programar las reuniones periódicas con anticipación

     - Distribuir los puntos de la orden del día por anticipado

     - Establecer horario de inicio y fin, y RESPETARLO

     - Asignar plazos a cada entregable derivado de la reunión

     - Documentar y publicar la minuta de la reunión

Las salidas de este proceso incluyen las notificaciones sobre el proyecto a los interesados, presentaciones del proyecto e informes de avance, retroalimentación de los interesados y la realización de un documento de lecciones aprendidas.

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Gestionar la Expectativas de los Interesados es el cuarto proceso e involucra la comunicación con estos para satisfacer sus necesidades y abordar problemas para su pronta resolución. Esto aumentará las posibilidades de éxito del proyecto, evaluar riesgos y aclarar incidentes que hayan sido identificados. Aquí se necesita el Registro de interesados, la Estrategia de Gestión de los Interesados, el Plan para la Dirección del Proyecto, el Registro de Incidentes (para facilitar la comunicación y comprensión común de los incidentes), el registro de Cambios y los Activos de los procesos de la Organización.

Para gestionar las expectativas de los Interesados se deben identificar los Métodos de Comunicación para cada identificado. Además el Director de proyectos deberá recurrir a las Habilidades  Interpersonales como son: generar confianza, resolver conflictos, escuchar de manera activa y superar la resistencia al cambio. Igualmente este debe de manejar Habilidades Directas como de redacción, de presentación, de negociación y oratoria.

Al finalizar este proceso será necesario actualizar: los Activos de los procesos de la Organización, las Solicitudes de Cambio, el Plan para la Dirección del proyecto y otros Documentos del proyecto  como: el Registro Estrategia de gestión de los interesados y el Registro de Incidentes.

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Finalmente, encontramos al proceso de Informar el Desempeño, asociado al proceso de Control del Proyecto, donde se recopila y distribuya la información con respecto al  desempeño del proyecto de la forma adecuada a cada involucrado.

Se realiza un Análisis de Variación, este evalúa las causas de la desviación entre la línea base y desempeño real del proyecto. Para esto es necesario verificar la calidad de la información, determinar las variaciones y el impacto de dichas variaciones en las distintas áreas del proyecto como costos y cronograma.

También es posible por medio de Métodos de Proyección que predigan el desempeño futuro con base al desempeño real a la fecha. Hay distintas categorías que ambas lecturas mencionan como Métodos de series de tiempo, causales/econométricos, de juicio  y otros.

Los Métodos de Comunicación también tienen un rol aquí al igual que los Sistemas de Generación de Informes como la herramienta de software estándar para registrar, almacenar y distribuir la información.

Los resultados son Informes de Desempeño que sirven para organizar y resumir la información recopilada y así presentar los resultados del análisis entre la línea base y el desempeño real. El nivel de detalle y periodicidad  con que se realicen dependerá de los involucrados a los cuales van dirigidos. Entre los más comunes están los Diagramas de barras, las Curvas S, los histogramas y los cuadros. De igual forma se deberán actualizar los Activos de los Procesos de la Organización así como las Solicitudes de Cambio.

En conclusión el PMBoK es una guía que sirve como una herramienta poderosa para el Director de Proyectos puesto que explica detalladamente los procesos de la Gestión de la Comunicación de un proyecto (entre otros procesos) de forma que se entienda con claridad y se apliquen las prácticas más reconocidas por especialistas a nivel global.

Por su  parte la lectura de Pablo Lledó sirve como una guía más específica y práctica, al poseer información menos detallada y más “al grano”. Sin embargo, un Director de proyectos debe de utilizarla cuando ya conoce ampliamente los procesos por seguir en la Gestión de la Comunicación de un proyecto. De igual forma, la lectura ofrece una serie de ejercicios de análisis muy valiosos para poder forzar al lector a aplicar la información que se le ha sido suministrada en casos o situaciones reales. Este método de aprendizaje puede ser muy efectivo a la hora de buscar retentiva y comprensión a profundidad de la información.   

	1. Identificación de los involucrados
			Registro de  Interesados y Estrategia de Gestión de los interesados

 

Mapa Conceptual

 

Ensayo

Vilma Quirós Meléndez

ENSAYO

"Los desafíos del Gerente de Proyectos en la Selección de Personal"

Todo proyecto tiene sus retos y por tanto es la labor del Director de Proyectos hacer frente a estos y lograr el éxito del proyecto. El área específica de los Recursos Humanos no está exenta a esta situación y por tanto se deberán realizar distintos esfuerzos para obtener dicho recurso de la forma más adecuada y efectiva. La gestión de proyectos está conformada por números y planes pero al fin y al cabo son las personas quienes realizaran las tareas para la efectiva realización de un proyecto cuyos resultados satisfagan a los involucrados.

De forma inicial en el proceso de Gestión de los Recursos Humanos, tomarse el tiempo y de verdad identificar y establecer los roles y responsabilidades necesarios para el reclutamiento de personal es el primero de los pasos por seguir para el director de proyectos. Esta etapa inicial en el proceso de desarrollo del plan de recursos humanos puede parecer simple pero de no realizarse correctamente puede aumentar los riesgos del proyecto y afectarlo negativamente al punto de que este sea desechado.

Esta labor sirve como la firme base con la que se construye dicho plan y es la herramienta que guía el proceso de selección de personal, ya sea dentro de la propia empresa o fuera de esta.

El establecimiento previo de canales formales y/o informales entre quienes trabajan en el proyecto es otro desafío que el director de proyectos debe enfrentar. Existe un gran margen de error en la gestión de los proyectos debido a la malinterpretación de la información que debiera de ser comunicada, sin embargo, es común que las organizaciones le asignen poca relevancia al papel de la comunicación en el éxito de esta.

La comunicación informal entre el equipo de trabajo es común y puede ser efectiva pero hay que tener cuidado cuando esta comunicación se vuelve tan informal que se pasa por alto la difusión de información relevante para el proyecto. Los distintos actores en la gestión del proyecto no solo deben poseer plataformas adecuadas y eficientes para que se dé una comunicación fluida y multidireccional así como estos individuos deben comprender la necesidad de utilizarlas. El director de proyectos debe velar por que esto sea comprendido por todo el equipo y dar con el ejemplo por medio de la utilización efectiva y constante de dichos canales.

Cabe además resaltar que en la cotidianidad en la que se encuentran las empresas viene acompañada de otro desafío concerniente a la comunicación, la ubicación geográfica de cada uno de los miembros del equipo de trabajo. Hay cada vez más empresas que cuentan con recursos humanos distanciados entre sí por miles de kilómetros, en  otros continentes inclusive y con distintos usos horarios. Es en estos casos donde la comunicación cumple una función aún más compleja, buscando mantener informados y actualizados a los individuos a pesar de su lejanía. Este es un nuevo y tecnológico desafío para el Director de Proyectos quien debe de saber emplear portales virtuales para lograr dicho cometido. 

Otro de los retos que debe afrontar en la siguiente etapa de la Gestión de los Recursos Humanos es la propia adquisición del personal puesto que dependerá del tipo de organización en la que labora. Como hemos mencionado, las diferencias entre organizaciones funcionales, matriciales o proyectizadas dictaminará la manera en que se adquiere el equipo para el proyecto. En los dos primeros casos (al menos en la matricial débil y moderada) no está en manos del Director de Proyectos la escogencia del personal por lo que este debe aprender a trabajar con el equipo que se le asigne.

Esto requiere además de otro tipo de enfoque en donde este pueda negociar efectivamente con aquellas personas que están a cargo de esta labor. El director debe saber comunicar además asertivamente para que sus ideas sean convincentes e influyan en las decisiones que los altos jerarcas tomarán y todo esto en función a lo que es mejor para el proyecto. Este debe siempre velar por optimizar los recursos (económicos, de tiempo y humanos), satisfacer las expectativas y aumentar las probabilidades de éxito del proyecto.

Una vez conformado el equipo y teniendo claro los roles y responsabilidades que se le asignarán a cada individuo puede que sea necesario desarrollar (o reforzar) las destrezas de sus miembros, algo que también concierne al Director de Proyectos.

La reducción de conflictos y la promoción de un ambiente laboral agradable y productivo son desafíos necesarios para el éxito del proyecto. Para lograr esto el Director de Proyectos debe de desarrollar las varias técnicas.

Entre ellas se encuentra la motivación, ya que se debe de incentivar en cada uno de los miembros del equipo, esto pues requiere de gran esfuerzo por parte del Director de Proyectos. En primera instancia por que el equipo de trabajo está conformado por distintas personas y por tanto distintas personalidades y esto se ve reflejado en su forma de ser motivados.

Como Director de Proyectos se deben, entonces, desarrollar varias capacidades interpersonales como lo son la empatía y la confianza. Es necesario conocer a cada individuo hasta cierto grado de profundidad no es posible que con solo saber su experiencia y referencias laborales para poder comprender lo que le motiva.

Al tomarse el tiempo y darle importancia al hecho de conocer más a profundidad a los miembros del equipo de trabajo se puede proceder a una efectiva motivación para realizar las labores y responsabilidades de forma buena lo que significaría una gestión exitosa del proyecto, y el alcance de las expectativas planteadas por los stakeholders.

El director de proyectos también debe de ser capaz, o desarrollar las destrezas que le permitan, influenciar en el equipo del proyecto de forma que detecte posibles riesgos y que los reduzca por medio de distintas acciones y decisiones. Todo esto servirá para que no se altere el desempeño del proyecto.

Pero esto no acaba aquí. Es también su deber velar por el desarrollo de actividades grupales que estimulen el espíritu del equipo, que cada individuo se sienta verdaderamente parte de un equipo de algo más grande que si mismos para que estos quieren dar lo mejor de sí, ya no buscando el bien propio e individual sino el colectivo. Por último, pero no menos importante, está la realización de actividades enfocadas a desarrollar las competencias de los miembros del equipo utilizando las múltiples herramientas que existen actualmente como son las capacitaciones y tutorías grupales realizadas en distintos escenarios físicos así como las individuales con la utilización del Internet como el Moodle (la herramienta que utilizamos en la maestría).

En conclusión el Director de Proyectos debe ser capaz de comprender sobre diversas pero complementarias áreas que conforman la organización como son la administración, las finanzas, sobre planificación y también comunicación pero nada de esto serviría si no se dispone de las capacidades de definir, adquirir y dirigir a un equipo de personas. Son estos individuos quienes finalmente darán forma al proyecto y ahí radica su importancia. Ningún plano, dato financiero o cronograma puede hacer las labores que los Recursos Humanos que posee el proyecto desempeñan. 

GESTION DE LOS RECURSOS HUMANOS

El siguiente tema de análisis es de gran relevancia para la exitosa consecución de los proyectos que realiza una organización, me refiero a la administración de los Recursos Humanos y la labor del Director de Proyectos con respecto a esto. A pesar de que la administración de un proyecto conlleva un sinnúmero de cálculos y medidas por planear e implementar es realmente el ser humano quien realizará dichas tareas y por tanto es un eslabón clave en el proceso.

 La guía PMBoK en el Capítulo 9 describe los procesos de entrada y salida así como las herramientas necesarias para poder realizar adecuadamente la administración de dicho recurso. Por otro lado, igualmente en el Capítulo 9  del libro “Director de Proyectos” de Pablo Lledó, igualmente abarca esta temática para lo cual es necesario realizar un análisis de ambas lecturas que permitan una comparación lo más objetiva posible sobre este tema.

La información que aporten ambas servirá de guía para cualquier Administrador de Proyectos. Esta persona debe comprender la importancia de comprender a su equipo de trabajo, buscando por medio de la motivación y el liderazgo obtener resultados que satisfagan las expectativas de los distintos stakeholders del proyecto.

Inicio pues con el PMBoK que como su nombre lo explica es un libro de conocimiento y por tanto agrupa las guías de acción para un administrador de proyectos que han sido evaluadas como las más adecuadas. Es decir, es una herramienta muy poderosa pero que se debe de saber emplear su conocimiento en forma individualizada para cada proyecto.

En su capítulo 9 se barca el tema de la Gestión de los Recursos Humanos y de forma inicial nos explica los 4 procesos a seguir:

1 Desarrollar el Plan de Recursos Humanos, esto quiere decir, la identificación y documentación de los roles que son asignados a los distintos individuos que conformaran el equipo de trabajo, como por ejemplo: el ingeniero civil, el encargado legal. Es en este proceso en que se establecen asimismo las responsabilidades que deberán asumir cada uno. Ahora para poder establecer dichas responsabilidades es necesario tener claro las habilidades que poseen los individuos.

Es dentro del Plan que se establece además otro punto de gran importancia que es el tema de la comunicación, se deben concretar canales de comunicación que permitan un fluido intercambio de información entre los individuos del equipo de trabajo.

Además de los roles y responsabilidades asignadas a cada individuos se establecen los mecanismos de monitoreo sobre su desempeño y las correspondientes recompensas o sanciones que se otorgaran en caso necesario.

Se debe identificar la disponibilidad de recursos, las competencias de estos y la utilización de recursos humanos externos a la organización (como la subcontratación). Finalmente el plan afecta los factores de costos, cronograma, riesgos y calidad entre otros. Se crean organigramas para el proyecto, un plan de dirección de personal (adquisición del personal, calendarios de recursos y liberación del personal que resultan en reducción de costos). También se detectan las necesidades de capacitación que pudieran tener los individuos del equipo.

Las herramientas necesarias para desarrollar el plan son: organigramas que describan los puestos que son necesarios y los roles y responsabilidades que estos conllevan. De los tres que se pueden emplear es aconsejable implementar más de uno y establecer conexiones entre los datos que expone cada uno para una documentación más clara y detallada.

Se menciona la creación de relaciones entre los individuos del equipo ya que permitan un trabajo más eficaz y eficiente con una comunicación más fluida lo que afecta positivamente el desarrollo profesional de la dirección del proyecto.

La teoría de la organización suministra información sobre el comportamiento de los distintos colaboradores y departamentos de la organización.

2 Como segundo proceso está la adquisición del equipo, que incluye la confirmación de recurso humanos disponibles. Este proceso incluye las habilidades de negociación del director de proyectos y se toma en consideración la estructura de la organización. Además es necesario que este sea capaz de convencer a las altas jerarquías sobre la necesidad de asignar los recursos necesarios y como una limitación de estos afectaría negativamente el proyecto.

Los factores ambientales así como las políticas y normas de la organización afectan este proceso.

Herramientas como la asignación previa de miembros (por distintas razones como promesas), la negociación de personal que labora en distintos departamentos así como la adquisición de servicios externos y la implementación de redes virtuales que permitan la comunicación entre colaboradores son las necesarias para este segundo proceso.

3 Para desarrollar al equipo del proyecto es por tanto comprender que este es un proceso sumamente necesario al inicio pero que también puede continuar a lo largo del proyecto. Sin las competencias necesarias un individuo no está en capacidad de realizar las responsabilidades y rol asignados de forma eficiente y efectiva.

Las habilidades interpersonales que sirven para la motivación del equipo, las capacidades como liderazgo y el desarrollo de la creatividad y la empatía son reconocidas aquí. Claramente las capacitaciones son necesarias para desarrollar al equipo así como aquellas actividades con el objetivo de levantar el espíritu de equipo.

Se mencionan las etapas de modelo de Bruce Tuckman sobre el desarrollo del equipo: Formación, Turbulencia, Normalización y Desempeño.

El proceso de desarrollo permite el establecimiento de evaluaciones del desempeño del equipo que permitan la implementación de mejoras

4 Dirigir el equipo del proyecto se basa en el monitoreo de los miembros del equipo que permita la generación de retroalimentación y que sirva como método de resolución de problemas. De esta forma se optimizan los procesos y se beneficia el proyecto.

Se necesita entonces desarrollas habilidades de observación y conversación con los distintos individuos así como establecer y realizar evaluaciones del desempeño. Esto igualmente permite la gestión exitosa de conflictos que pueden surgir entre los miembros del equipo del proyecto.

El PMBoK tiene un formato más de estilo manual ya que expone la información de manera ordenada y al mismo tiempo menos personalizada. La utilización de gran variedad de gráficos y diagramas de flujo permiten complementar las ideas expuestas así como las relaciones existentes entre los distintos procesos de la gestión de los Recursos Humanos.

Desde el inicio del capítulo el PMBoK hace referencia al tema de las labores y responsabilidades compartidas entre todos los individuos que conforman el quipo de trabajo. Se menciona la importancia de saber influenciarlos para poder ser un buen líder y el factor del comportamiento profesional ético que debe estar presente en todos.

Visualmente expone la información de una forma más ordenada y detallada así como emplea la numeración para estructurar los distintos puntos de la gestión de los recursos humanos. Por ejemplo brinda una explicación de las entradas necesarias para el desarrollo del plan como son: los Requisitos de Recursos de la Actividad,  los Factores Ambientales de la Empresa, los Activos de los Procesos de la Organización.

Por su parte, el escritor pablo Lledó comienza el capitulo con una cita del filósofo y matemático, Bertrand Russell, un enfoque más personal que incluye la filosofía como forma de explicar la información a presentar.

A continuación se dirige al lector, es decir, al administrador de proyectos, su público meta y le aconseja que la utilización de dicha información sea obligatoria para desempeñarse adecuada y exitosamente en dicho rol.

 Esta lectura expone la misma información que el PMBoK pero sin entrar en gran detalle sino que se exponen las ideas de forma concisa y viñeteada. De igual forma utiliza analogías y situaciones cotidianas para fomentar la comprehensión adecuada de la información que contiene.

Él expone de forma clara y directa la importancia del recurso humano en el éxito del proyecto y por tanto la necesaria labor del director de proyectos en saber guiar a su equipo. “Recuerde siempre que los proyectos no son solo planillas de cálculos, diagramas de Gantt y planes. Las personas son las que harán realidad un proyecto éxitos y de allí la importancia de saber liderarlos, motivarlos y retribuirlos de manera apropiada”

Utiliza la técnica de las preguntas, es decir, establecer por medio de preguntas y respuestas la información que es necesario recopilar y documentar así como las tareas que se deben de realizar y por quien. Se toma en consideración además las recompensas y sanciones que se deben incorporar y comunicar al equipo.

Explica brevemente el tema de los tipos de poder que pueden estar presentes en la organización  (formal, experto, recompensas, penalidad y referente) y aconseja sobre cuáles son los más adecuados para el trabajo en equipo

Menciona y advierte sobre el efecto Halo que es muy dañino para la asignaciones de roles y responsabilidades donde se considera que aquel que es experto en una materia lo será igualmente en una similar utilizando el ejemplo del jugador de futbol convertido en director técnico

Se menciona el tema del liderazgo, sus distintos estilos como son el directivo, consultivo, participativo, delegativo, facilitador, autocrático y de consenso. Además continúa con la pirámide de necesidades de Maslow y el tema de la motivación. Continuando por la teoría de X y Y de Mc Gregor sobre los dos tipos de persona que existen en las empresas.  

Ambas lecturas mencionan las herramientas necesarias para desarrollar el plan de recursos humanos como son los formatos para documentar los roles: jerárquico, matricial (RACI) y de texto. Estos se realizan de forma distinta e incluyen distinta información por lo que es aconsejable incorporarlos todos para una adecuada documentación de los datos.

Posteriormente se crean relaciones de trabajo, es decir, conexiones entre los individuos dentro de la organización, industria o ambiente profesional para determinar aquellos riesgos para la eficacia del proyecto

El PMBoK detalla más a profundidad estas secciones del plan para una comprensión más extensa. Además esta explicación detallada permite evitar malinterpretaciones de la información algo que la sencillez de los datos en la lectura de Lledó puede darse.

Se explican conceptos como rol, responsabilidad, autoridad y competencia, los cuales quedan claros en su comprensión y su relación con el éxito del proyecto. Por su parte Lledó utiliza una serie de ejercicios hipotéticos que permitan al lector analizar sus respuestas y a reconocer en situaciones más concretas quien es el responsable de resolver problemas y de obtener los roles o responsabilidades.

Por tanto considero que ambas son sumamente necesarias y complementarias para cualquier director de proyectos que desea desempeñar una Gestión de Recursos Humanos adecuada y eficaz.

Ensayo Carta a la tierra

UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL

FACULTAD DE ADMINISTRACION DE PROYECTOS

ENTORNOS VISUALES DE APRENDIZAJE

ENSAYO

Carta para la Tierra

Alumna:

Vilma Quirós Meléndez

Grupo:

MAPD-36

4 de marzo del 2012

“Beneath the surface, everything is connected with everything else and also connected to the Source of all life.”

“Debajo de la superficie, todo está conectado con todo lo demás y también está conectado con la Fuente de toda vida” (Eckhart Tolle, 2005)

Vivimos en un planeta, el único con vida de nuestra Vía Láctea. Fue durante la transmisión del aterrizaje a la Luna junto a Neil Armstrong, deleitándonos con una vista maravillosa de la Tierra, una distante imagen de nuestro hermoso planeta azul, que empezamos a caer en cuenta de lo valioso que es  nuestro hogar. Dependemos los unos de los otros aunque no sea evidente a simple vista, es solo cuestión de realmente observar la interrelación que existe entre todos. Es por esto que nos debe de importar tanto el medio ambiente, como sus ecosistemas y los seres que viven en ellos.

Es aquí donde recuerdo la analogía de una gran familia que vive en una isla y que por tanto debe resguardar los recursos que posee pues estos se pueden agotar, lo que llevaría al fin de quienes residen en ella. Todos los seres humanos vivimos en una gran isla pero cuyos recursos son igualmente limitados. ¿Adónde iremos si lo destruimos todo? ¿A Marte?, ¿a la Luna?, hermosos astros a distancia, que en realidad son esferas inhóspitas.

Cada uno de nosotros tenemos bajo los hombros la responsabilidad de heredarle a las siguientes generaciones un futuro próspero y cada una de nuestras acciones, por más pequeñas que sean, son importantes.

Acciones rutinarias como elegir caminar al supermercado en vez de utiliza el vehículo o cerrar el agua del tubo mientras nos lavamos los dientes se promueven cada vez más por medios de comunicación y en campañas ambientales. Asimismo, adquirir la costumbre de consumir solo aquellos productos que sean saludables y que no requieran de procesos contaminantes para su preparación (como la Coca Cola) es otro de los cambios de actitud necesarios. Y que tal consumir y exigir solamente productos cuyo procesamiento ha sido sostenible y socialmente responsable.

Incorporar cada vez más estas medidas en nuestra vida es clave para la transformación de la sociedad. Las empresas se verían obligadas a producir y comercializar bienes que cumplan con  estándares requeridos para garantizar un comercio justo. Los ciudadanos de la comunidad global preferirán y eventualmente demandarían que se les proporcionen solo productos y servicios de este tipo.  

Debemos pensar en nuestro compromiso con las generaciones futuras, ya que nuestro legado no puede ser la extinción de las especias y la contaminación de los recursos en un mundo plagado de guerra, pobreza y enfermedad.

La libertad personal es un derecho que se debe condicionar conforme este afecte las necesidades de otros, es decir, nuestra libertad termina donde comienza la del otro. Igualmente todas nuestras acciones repercutirán en el futuro y por tanto, en las generaciones por  venir. Es injusto que los hijos de nuestros hijos se vean privados de tanta riqueza que nos ofrece la Madre Tierra por culpa de nuestro consumo y producción masiva, causante del deterioro natural.

El constante crecimiento poblacional es otro reto, los gobiernos buscan soluciones para satisfacer la creciente demanda de productos y recursos que esto acarrea.

Las instituciones religiosas también requieren de un cambio de accionar, la salud reproductiva es un derecho y además un deber que no puede ser ignorado. La educación respecto a la utilización del preservativo ha demostrado una reducción significativa en el contagio de enfermedades de transmisión sexual. Además, la reproducción responsable es otro de sus beneficios, empoderando a las mujeres a decidir sobre su futuro y su propio cuerpo.

La falta de acceso a este tipo de educación no solo afectan la salud de las personas sino que además le cuestan grandes cantidades de dinero al Estado, como en el caso de Costa Rica, con la Caja Costarricense de Seguro Social, que pierde enormes cantidades al año en el tratamiento de enfermos de SIDA o la alta incidencia de jóvenes embarazadas que requieren de cuidados prenatales y de parto.

Paralelo a esto debemos además fomentar el respeto hacia nuestra propia especie, dejar que pequeñeces como el color de la piel o la preferencia sexual de un individuo limite su potencial a causa de la discriminación y desigualdad social y económica. Deberíamos “vivir y dejar vivir” (con ciertas responsabilidades, claro está) lo que simultáneamente implica un ambiente propicio para la superación personal.

Aquí se incluyen a las comunidades indígenas que aún habitan el planeta, cuyos conocimientos respecto al uso y aprovechamiento sostenible de la naturaleza deben de ser defendidos y estar a disposición de todos para nuestra educación. Estas agrupaciones, ignoradas por años y categorizadas como analfabetas, entre otras cosas más, son, por el contrario, ricas en sabiduría.  Y es más bien nuestra obligación compartir sus conocimientos en pro de la salud humana y de las demás especies. Son ejemplo de la simbiosis que deberías tener con la naturaleza.

Pero ¿cómo lograr que todos los ciudadanos de esta comunidad global actúen en función de proteger los recursos así como internalizar valores como la igualdad, la solidaridad y la justicia económica y social? Yo considero que la principal herramienta para lograr resultados visibles y que repercutan a largo plazo en la consecución de dichos valores es la educación.

Un proceso educativo distinto, creativo, que forme individuos que comprendan la importancia de un sistema social inclusivo que promueve la sostenibilidad en vez de enfocarse en la memorización de información.

Por tanto, mi labor como comunicadora es la de educar a las personas e inclusive persuadirlas a seguir este camino de igualdad y paz con las demás especies que comparten este planeta así como entre sí mismos.

Todos los ámbitos de la vida se ven y verán afectados por este momento crucial de la evolución del mundo y de la sociedad, donde es necesario establecer un nuevo rumbo.