Vilma
Quirós Meléndez
Ensayo Comparativo
Gestión de las Comunicaciones
En el
siguiente ensayo haré un análisis comparativo sobre los procesos que se llevan
a cabo durante la Gestión de las Comunicaciones en un proyecto expresados en
dos lecturas, entre los capítulos 10 del
PMBoK y el del Libro Director Profesional de Proyectos de Pablo Lledó. A través
de esta interpretación de la información se determinarán similitudes y
diferencias entre ambas lecturas así como unas conclusiones finales respecto a
la información contenida en ellas.
La gestión
de la comunicación está compuesta por 5 procesos los cuales se llevan a cabo en
4 de los procesos del proyecto que son “Iniciación”, “Planificación”, “Ejecución”
y “Control”. Es decir, prácticamente la Gestión de la Comunicación está
presente en la totalidad del ciclo de vida del proyecto y es de gran importancia para el mismo.
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En la
primera etapa de la Gestión de las Comunicaciones de un proyecto se encuentra
la Identificación de los involucrados en donde se identifican los distintos
involucrados que de alguna u otra forma se ven afectados por el proyecto. Esta
primera etapa es la base de todo lo demás por lo que es muy importante
identificar eficaz y adecuadamente a cada uno de los involucrados así como sus
roles, responsabilidades, intereses, expectativas
así como su poder de influencia.
Para
esto se utiliza el Acta del Proyecto así como documentos de adquisición que
identifiquen a más involucrados como son los proveedores. En la guía PMBoK se
detalla además los Factores Ambientales de la Empresa así como los Activos de
los Procesos de la Organización como elementos de entrada que la lectura de
Lledó no incluye.
Como
parte de las herramientas para la identificación de los Interesados se realiza
un Análisis de los Interesados. Como primer paso se deben de identificar los
potenciales involucrados clave y de otros por medio de entrevistas a los involucrados
ya identificados. La segunda etapa se encarga en determinar el impacto de cada
uno por medio de matrices, como la de Matriz de poder (autoridad)/ interés (preocupación).
En el PMBoK se mencionan otras matrices como son la de Poder/Influencia
(participación activa), la de Influencia/Impacto 8capacidad de generar cambio).
Además el manual menciona el Modelo de Prominencia: poder (capacidad de imponer
voluntad), urgencia (necesidad de atención inmediata) y legitimidad (participación
apropiada).
El tercer
paso del Análisis de involucrados busca evaluar el modo en que los interesados
claves podrían reaccionar a distintas situaciones para poder brindar un apoyo
o/y prevenir impactos negativos.
Lledó
no debió dejar de lado (por tanto lo incluye el PMBoK) el valioso aporte que el conocimiento de
expertos ofrece con respecto al análisis de involucrados brindado por ejemplo
por la dirección general o por directores de proyectos que han trabajado otro proyectos
pero en el mismo ámbito o por grupos de industria, entre otros.
Después
de todas estas acciones y etapas se contará pues con un detallado Registro de Interesados con
la información de identificación, evaluación y una clasificación de dichos
interesados (interno, externo, partidario, neutral, opositor, etc.). De igual
forma se establece la Estrategia de Gestión de los interesados donde se deciden
que acciones llevar a cabo para obtener la colaboración de los interesados y
mitigar impactos negativos.
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La
segunda etapa o proceso en la Gestión de la Comunicaciones es la de
Planificación de las Comunicaciones, donde se determinan las necesidades de
información de cada uno de los interesados. La lectura de Pablo Lledó nos
facilita este proceso con la asignación de responder las siguientes preguntas:
¿Qué información necesitan los
interesados?
¿Cuándo necesitarán la
información?
¿Cuántos canales hay
involucrados?
¿Quién se comunica con quién?
¿Quién recibirá la información?
¿Cómo se distribuirá la
información?
¿Quién distribuirá la
información?
¿Qué tecnología utilizaremos?
¿Con qué frecuencia será la
comunicación?
Para este proceso es necesario
contar con el Registro de Interesados, la Estrategia de Gestión de los
Interesados, los Factores Ambientales de Empresa y los Activos de los Procesos
de la Organización.
Se realiza un Análisis de
Requisitos de Comunicaciones para determinar las necesidades de información de
los interesados. Para lograr esto es necesario determinar la cantidad de
canales de comunicaciones que denote la complejidad que requiere y para esto
hay una fórmula: n(n-1)/2 donde n representa la cantidad de interesados.
Otra herramienta en este segundo
proceso de la Gestión de la Comunicación es la Tecnología de las
comunicaciones, es decir los métodos para transferir la información los cuales
serán diferentes dependiendo de: la urgencia de la necesidad de información, la
disponibilidad de la tecnología y el personal (y su conocimiento) previsto para
el proyecto, la duración del proyecto y por último el entorno (real o virtual).
Aquí también se mencionan los
Modelos de Comunicación, se explica el modelo básico que está conformado por:
la codificación (traducción de pensamientos a lenguaje), el mensaje, el medio o
canal y la decodificación (traducción de lenguaje a ideas). En este modelo se
incluye también el ruido, es decir, todo aquello que interfiera con la
transmisión o comprensión del mensaje). Comprender este modelo permite asignar
la responsabilidad al emisor de transmitir información clara y completa así
como la responsabilidad del receptor en cerciorarse que la información fue
recibida completa y es comprendida correctamente.
La lectura de Pablo Lledó
incluye el siguiente dato que resalta la importancia de la comunicación eficaz (verbal
y no verbal) para un Director de Proyectos:
El director de Proyectos destina
aproximadamente un 90% del tiempo a las comunicaciones.
Aproximadamente entre un 55% y
60% de las comunicaciones suelen ser no verbales
Entre los métodos de comunicación
necesarios en esta etapa el PMBoK los detalla para una mejor comprensión. Es la
labor del director del proyecto determinar las más adecuadas para cada
involucrado.
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La comunicación interactiva: intercambio multidireccional de
información: como reuniones, videoconferencias.
·
Comunicación tipo push: información enviada, “empujada” a los distintos
receptores: como cartas, correos electrónicos.
·
Comunicación tipo pull: información que es accesada, “jalada” de un
sitio: como una intranet , aprendizaje virtual.
Este segundo proceso trae como
resultado el Plan de Gestión de las Comunicaciones el cual podría ser formal y
muy detallado o informal y general, dependiendo de las necesidades del
proyecto. Se establecerán por tanto los canales, el contenido, los emisores,
los receptores, la frecuencia así como un glosario de términos.
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Como tercer proceso de la
Gestión de las Comunicaciones se encuentra la Distribución de la Información,
aquí se implementa el plan de comunicaciones, es decir, poner la información a disposición
de los distintos interesados como se planificó.
Para esto el PMBoK incluye las
siguientes técnicas: Modelos de emisor-receptor, escogencia del medio
(escrito/oral formal/informal), estilo de redacción (voz activa/pasiva, selección
de palabras), técnicas de gestión de reuniones, de presentación (lenguaje
corporal, soporte visual) y de facilitación para lograr consenso.
Se necesitan como entradas el Plan para la
Dirección del proyecto, Informes de desempeño precisos y los Activos de los
procesos de la Organización.
Es por medio de los Métodos de Comunicación
(reuniones, videoconferencias, mensajería instantánea, entre otros), las
herramientas para la Distribución de la Información (documentos impresos,
manuales, comunicados, herramientas electrónicas de comunicación y para la dirección
de proyectos).
La lectura de Pablo Lledó aclara
las distintas dimensiones de la comunicación: Interna (entre las personas que
forman parte del proyecto), Externa (interesados externos), Vertical (entre
jefe-empleado y viceversa), Horizontal (entre colegas), Escrita formal (planes,
solicitud, etc.), Escrita informal (memos,
e-mails, notas), Oral formal (presentaciones) y Oral informal (reuniones,
conversaciones).
Lledó incluye una serie de recomendaciones
para reuniones efectivas:
- Tener claro el objetivo de cada reunión
- Programar las reuniones periódicas con
anticipación
- Distribuir los puntos de la orden del
día por anticipado
- Establecer horario de inicio y fin, y
RESPETARLO
- Asignar plazos a cada entregable
derivado de la reunión
- Documentar y publicar la minuta de la
reunión
Las salidas de este proceso
incluyen las notificaciones sobre el proyecto a los interesados, presentaciones
del proyecto e informes de avance, retroalimentación de los interesados y la
realización de un documento de lecciones aprendidas.
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Gestionar la Expectativas de los
Interesados es el cuarto proceso e involucra la comunicación con estos para
satisfacer sus necesidades y abordar problemas para su pronta resolución. Esto aumentará
las posibilidades de éxito del proyecto, evaluar riesgos y aclarar incidentes
que hayan sido identificados. Aquí se necesita el Registro de interesados, la
Estrategia de Gestión de los Interesados, el Plan para la Dirección del
Proyecto, el Registro de Incidentes (para facilitar la comunicación y comprensión
común de los incidentes), el registro de Cambios y los Activos de los procesos
de la Organización.
Para gestionar las expectativas
de los Interesados se deben identificar los Métodos de Comunicación para cada
identificado. Además el Director de proyectos deberá recurrir a las Habilidades
Interpersonales como son: generar
confianza, resolver conflictos, escuchar de manera activa y superar la resistencia
al cambio. Igualmente este debe de manejar Habilidades Directas como de redacción,
de presentación, de negociación y oratoria.
Al finalizar este proceso será
necesario actualizar: los Activos de los procesos de la Organización, las
Solicitudes de Cambio, el Plan para la Dirección del proyecto y otros Documentos
del proyecto como: el Registro Estrategia
de gestión de los interesados y el Registro de Incidentes.
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Finalmente, encontramos al
proceso de Informar el Desempeño, asociado al proceso de Control del Proyecto,
donde se recopila y distribuya la información con respecto al desempeño del proyecto de la forma adecuada a
cada involucrado.
Se realiza un Análisis de
Variación, este evalúa las causas de la desviación entre la línea base y
desempeño real del proyecto. Para esto es necesario verificar la calidad de la información,
determinar las variaciones y el impacto de dichas variaciones en las distintas áreas
del proyecto como costos y cronograma.
También es posible por medio de
Métodos de Proyección que predigan el desempeño futuro con base al desempeño
real a la fecha. Hay distintas categorías que ambas lecturas mencionan como
Métodos de series de tiempo, causales/econométricos, de juicio y otros.
Los Métodos de Comunicación también
tienen un rol aquí al igual que los Sistemas de Generación de Informes como la herramienta
de software estándar para registrar, almacenar y distribuir la información.
Los resultados son Informes de
Desempeño que sirven para organizar y resumir la información recopilada y así presentar
los resultados del análisis entre la línea base y el desempeño real. El nivel
de detalle y periodicidad con que se
realicen dependerá de los involucrados a los cuales van dirigidos. Entre los
más comunes están los Diagramas de barras, las Curvas S, los histogramas y los
cuadros. De igual forma se deberán actualizar los Activos de los Procesos de la
Organización así como las Solicitudes de Cambio.
En conclusión el PMBoK es una
guía que sirve como una herramienta poderosa para el Director de Proyectos
puesto que explica detalladamente los procesos de la Gestión de la Comunicación
de un proyecto (entre otros procesos) de forma que se entienda con claridad y
se apliquen las prácticas más reconocidas por especialistas a nivel global.
Por su parte la lectura de
Pablo Lledó sirve como una guía más específica y práctica, al poseer información
menos detallada y más “al grano”. Sin embargo, un Director de proyectos debe de
utilizarla cuando ya conoce ampliamente los procesos por seguir en la Gestión
de la Comunicación de un proyecto. De igual forma, la lectura ofrece una serie
de ejercicios de análisis muy valiosos para poder forzar al lector a aplicar la
información que se le ha sido suministrada en casos o situaciones reales. Este
método de aprendizaje puede ser muy efectivo a la hora de buscar retentiva y
comprensión a profundidad de la información.
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1. Identificación de los involucrados
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Registro de Interesados
y Estrategia de Gestión de los interesados
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Mapa Conceptual
