El
siguiente tema de análisis es de gran relevancia para la exitosa consecución de
los proyectos que realiza una organización, me refiero a la administración de
los Recursos Humanos y la labor del Director de Proyectos con respecto a esto. A
pesar de que la administración de un proyecto conlleva un sinnúmero de cálculos
y medidas por planear e implementar es realmente el ser humano quien realizará
dichas tareas y por tanto es un eslabón clave en el proceso.
La guía PMBoK en el Capítulo 9 describe los
procesos de entrada y salida así como las herramientas necesarias para poder
realizar adecuadamente la administración de dicho recurso. Por otro lado,
igualmente en el Capítulo 9 del libro “Director
de Proyectos” de Pablo Lledó, igualmente abarca esta temática para lo cual es
necesario realizar un análisis de ambas lecturas que permitan una comparación
lo más objetiva posible sobre este tema.
La
información que aporten ambas servirá de guía para cualquier Administrador de
Proyectos. Esta persona debe comprender la importancia de comprender a su
equipo de trabajo, buscando por medio de la motivación y el liderazgo obtener
resultados que satisfagan las expectativas de los distintos stakeholders del
proyecto.
Inicio
pues con el PMBoK que como su nombre lo explica es un libro de conocimiento y
por tanto agrupa las guías de acción para un administrador de proyectos que han
sido evaluadas como las más adecuadas. Es decir, es una herramienta muy
poderosa pero que se debe de saber emplear su conocimiento en forma
individualizada para cada proyecto.
En su capítulo
9 se barca el tema de la Gestión de los Recursos Humanos y de forma inicial nos
explica los 4 procesos a seguir:
1 Desarrollar el Plan de Recursos
Humanos, esto quiere decir, la identificación y documentación de los roles que
son asignados a los distintos individuos que conformaran el equipo de trabajo,
como por ejemplo: el ingeniero civil, el encargado legal. Es en este proceso en
que se establecen asimismo las responsabilidades que deberán asumir cada uno.
Ahora para poder establecer dichas responsabilidades es necesario tener claro
las habilidades que poseen los individuos.
Es
dentro del Plan que se establece además otro punto de gran importancia que es
el tema de la comunicación, se deben concretar canales de comunicación que
permitan un fluido intercambio de información entre los individuos del equipo
de trabajo.
Además
de los roles y responsabilidades asignadas a cada individuos se establecen los mecanismos
de monitoreo sobre su desempeño y las correspondientes recompensas o sanciones
que se otorgaran en caso necesario.
Se debe identificar la disponibilidad de
recursos, las competencias de estos y la utilización de recursos humanos
externos a la organización (como la subcontratación). Finalmente el plan afecta
los factores de costos, cronograma, riesgos y calidad entre otros. Se crean
organigramas para el
proyecto, un plan de dirección de personal (adquisición del personal, calendarios
de recursos y liberación del personal que resultan en reducción de costos). También
se detectan las necesidades de capacitación que pudieran tener los individuos
del equipo.
Las herramientas
necesarias para desarrollar el plan son: organigramas que describan los puestos
que son necesarios y los roles y responsabilidades que estos conllevan. De los
tres que se pueden emplear es aconsejable implementar más de uno y establecer
conexiones entre los datos que expone cada uno para una documentación más clara
y detallada.
Se
menciona la creación de relaciones entre los individuos del equipo ya que
permitan un trabajo más eficaz y eficiente con una comunicación más fluida lo
que afecta positivamente el desarrollo profesional de la dirección del proyecto.
La teoría
de la organización suministra información sobre el comportamiento de los
distintos colaboradores y departamentos de la organización.
2 Como segundo proceso está la
adquisición del equipo, que incluye la confirmación de recurso humanos
disponibles. Este proceso incluye las habilidades de negociación del director
de proyectos y se toma en consideración la estructura de la organización.
Además es necesario que este sea capaz de convencer a las altas jerarquías sobre
la necesidad de asignar los recursos necesarios y como una limitación de estos afectaría
negativamente el proyecto.
Los
factores ambientales así como las políticas y normas de la organización afectan
este proceso.
Herramientas
como la asignación previa de miembros (por distintas razones como promesas), la
negociación de personal que labora en distintos departamentos así como la adquisición
de servicios externos y la implementación de redes virtuales que permitan la comunicación
entre colaboradores son las necesarias para este segundo proceso.
3 Para desarrollar al equipo del
proyecto es por tanto comprender que este es un proceso sumamente necesario al
inicio pero que también puede continuar a lo largo del proyecto. Sin las competencias
necesarias un individuo no está en capacidad de realizar las responsabilidades
y rol asignados de forma eficiente y efectiva.
Las habilidades
interpersonales que sirven para la motivación del equipo, las capacidades como
liderazgo y el desarrollo de la creatividad y la empatía son reconocidas aquí. Claramente
las capacitaciones son necesarias para desarrollar al equipo así como aquellas
actividades con el objetivo de levantar el espíritu de equipo.
Se
mencionan las etapas de modelo de Bruce Tuckman sobre el desarrollo del equipo:
Formación, Turbulencia, Normalización y Desempeño.
El
proceso de desarrollo permite el establecimiento de evaluaciones del desempeño
del equipo que permitan la implementación de mejoras
4 Dirigir el equipo del proyecto
se basa en el monitoreo de los miembros del equipo que permita la generación de
retroalimentación y que sirva como método de resolución de problemas. De esta
forma se optimizan los procesos y se beneficia el proyecto.
Se necesita
entonces desarrollas habilidades de observación y conversación con los distintos
individuos así como establecer y realizar evaluaciones del desempeño. Esto igualmente
permite la gestión exitosa de conflictos que pueden surgir entre los miembros
del equipo del proyecto.
El PMBoK
tiene un formato más de estilo manual ya que expone la información de manera
ordenada y al mismo tiempo menos personalizada. La utilización de gran variedad
de gráficos y diagramas de flujo permiten complementar las ideas expuestas así
como las relaciones existentes entre los distintos procesos de la gestión de
los Recursos Humanos.
Desde
el inicio del capítulo el PMBoK hace referencia al tema de las labores y
responsabilidades compartidas entre todos los individuos que conforman el quipo
de trabajo. Se menciona la importancia de saber influenciarlos para poder ser
un buen líder y el factor del comportamiento profesional ético que debe estar
presente en todos.
Visualmente
expone la información de una forma más ordenada y detallada así como emplea la
numeración para estructurar los distintos puntos de la gestión de los recursos
humanos. Por ejemplo brinda una explicación de las entradas necesarias para el
desarrollo del plan como son: los Requisitos de Recursos de la Actividad, los Factores Ambientales de la Empresa, los
Activos de los Procesos de la Organización.
Por su
parte, el escritor pablo Lledó comienza el capitulo con una cita del filósofo y
matemático, Bertrand Russell, un enfoque más personal que incluye la filosofía como
forma de explicar la información a presentar.
A
continuación se dirige al lector, es decir, al administrador de proyectos, su público
meta y le aconseja que la utilización de dicha información sea obligatoria para
desempeñarse adecuada y exitosamente en dicho rol.
Esta lectura expone la misma información que
el PMBoK pero sin entrar en gran detalle sino que se exponen las ideas de forma
concisa y viñeteada. De igual forma utiliza analogías y situaciones cotidianas
para fomentar la comprehensión adecuada de la información que contiene.
Él
expone de forma clara y directa la importancia del recurso humano en el éxito del
proyecto y por tanto la necesaria labor del director de proyectos en saber
guiar a su equipo. “Recuerde siempre que los proyectos no son solo planillas de
cálculos, diagramas de Gantt y planes. Las personas son las que harán realidad
un proyecto éxitos y de allí la importancia de saber liderarlos, motivarlos y
retribuirlos de manera apropiada”
Utiliza
la técnica de las preguntas, es decir, establecer por medio de preguntas y
respuestas la información que es necesario recopilar y documentar así como las
tareas que se deben de realizar y por quien. Se toma en consideración además
las recompensas y sanciones que se deben incorporar y comunicar al equipo.
Explica
brevemente el tema de los tipos de poder que pueden estar presentes en la
organización (formal, experto,
recompensas, penalidad y referente) y aconseja sobre cuáles son los más
adecuados para el trabajo en equipo
Menciona
y advierte sobre el efecto Halo que es muy dañino para la asignaciones de roles
y responsabilidades donde se considera que aquel que es experto en una materia
lo será igualmente en una similar utilizando el ejemplo del jugador de futbol
convertido en director técnico
Se
menciona el tema del liderazgo, sus distintos estilos como son el directivo, consultivo,
participativo, delegativo, facilitador, autocrático y de consenso. Además continúa
con la pirámide de necesidades de Maslow y el tema de la motivación. Continuando
por la teoría de X y Y de Mc Gregor sobre los dos tipos de persona que existen
en las empresas.
Ambas lecturas
mencionan las herramientas necesarias para desarrollar el plan de recursos
humanos como son los formatos para documentar los roles: jerárquico, matricial (RACI)
y de texto. Estos se realizan de forma distinta e incluyen distinta información
por lo que es aconsejable incorporarlos todos para una adecuada documentación de
los datos.
Posteriormente
se crean relaciones de trabajo, es decir, conexiones entre los individuos
dentro de la organización, industria o ambiente profesional para determinar
aquellos riesgos para la eficacia del proyecto
El
PMBoK detalla más a profundidad estas secciones del plan para una comprensión
más extensa. Además esta explicación detallada permite evitar malinterpretaciones
de la información algo que la sencillez de los datos en la lectura de Lledó
puede darse.
Se
explican conceptos como rol, responsabilidad, autoridad y competencia, los
cuales quedan claros en su comprensión y su relación con el éxito del proyecto.
Por su parte Lledó utiliza una serie de ejercicios hipotéticos que permitan al
lector analizar sus respuestas y a reconocer en situaciones más concretas quien
es el responsable de resolver problemas y de obtener los roles o
responsabilidades.
Por tanto
considero que ambas son sumamente necesarias y complementarias para cualquier director
de proyectos que desea desempeñar una Gestión de Recursos Humanos adecuada y
eficaz.
